GEDRAGSCODE & ALGEMENE VOORWAARDEN

EMPOWERMENT WEEK – EMBASSY OF CHRIST

Wanneer je deelneemt aan de Empowerment Week van Embassy of Christ, ben je te gast bij Embassy of Christ en bij lokale partnerorganisaties. Zoals je zelf graag met respect behandeld wilt worden, zo verwachten wij ook dat jij met anderen omgaat.

Een goede gast weet de balans te vinden tussen eigen normen en waarden, respect voor de gastheer of gastvrouw en respect voor de lokale cultuur.

Deze gedragscode is bedoeld om op een correcte, veilige en respectvolle manier samen op reis en in bediening te gaan. De gedragscode geldt gedurende de gehele reis: vanaf het moment van verzamelen op de luchthaven tot en met de terugkomst in Nederland.

Wanneer je ergens mee zit of vragen hebt, bespreek dit dan altijd met de begeleiding.

GEDRAGSCODE

1. Respecteer ieders levensvisie

Tijdens de Empowerment Week ontmoet je mensen uit verschillende christelijke denominaties en met verschillende achtergronden en overtuigingen. Embassy of Christ verwacht van iedere deelnemer een respectvolle houding tegenover teamgenoten, begeleiders, lokale partners en iedereen die betrokken is bij de reis.

De basis van het werk van Embassy of Christ en haar partnerorganisaties is het christelijk geloof. Tijdens de reis zal er gebeden worden, onderwijs worden gegeven, over geloofszaken gesproken worden en zullen plaatselijke christelijke organisaties, kerken, zendingswerkers en hulporganisaties bezocht worden.

Wij verwachten dat iedere deelnemer hier respectvol mee omgaat.

2. Respecteer gezag

Nederland kent een relatief informele omgang met gezag. In andere landen en culturen kan dit anders zijn. Tijdens de Empowerment Week wordt van je verwacht dat je gezag respecteert.

Dat betekent dat je de aanwijzingen van de begeleiding, projectleiders, medewerkers en lokale partners opvolgt, ook wanneer je het daar niet altijd direct mee eens bent.

Bij persoonlijke conflicten of onduidelijkheden neem je contact op met de begeleiding.

3. Respecteer de cultuur

Wanneer je in aanraking komt met een andere cultuur, kunnen gebruiken, omgangsvormen en verwachtingen anders zijn dan je gewend bent. Dat kan mooi, leerzaam en soms ook uitdagend zijn.

Wij vragen van iedere deelnemer om de lokale cultuur met respect te benaderen. Veel gewoonten bestaan al generaties lang en hebben een betekenis of functie binnen de samenleving.

Ook wanneer iets niet direct aansluit bij je persoonlijke voorkeur, verwachten wij dat je de plaatselijke cultuur respecteert.

4. Veiligheid voor alles

Sommige activiteiten of locaties vragen om extra alertheid op het gebied van veiligheid. In zulke situaties zal de begeleiding duidelijke veiligheidsinstructies geven die afgestemd zijn op de omstandigheden ter plaatse.

Het opvolgen van deze veiligheidsregels is verplicht.

Wanneer een deelnemer veiligheidsregels overtreedt, gebeurt dit volledig op eigen risico en kan dit leiden tot directe uitsluiting van verdere deelname aan het programma.

Wij verwachten dat deelnemers ook op elkaar letten en verantwoordelijkheid nemen voor de veiligheid van de groep.

5. Aansprakelijkheid

Embassy of Christ en haar reisbegeleiding zijn niet aansprakelijk voor schade, verlies, diefstal, letsel, ziekte, financiële schade of andere persoonlijke schade in welke vorm dan ook, tenzij anders bepaald in deze algemene voorwaarden of op grond van dwingend recht.

6. Verboden middelen en activiteiten

Tijdens de Empowerment Week zijn de volgende zaken niet toegestaan:

tabak en nicotineproducten
e-sigaretten / vapes
alcohol
drugs of verdovende middelen
wapens
seksuele handelingen of seksueel grensoverschrijdend gedrag

Met één verkeerde keuze kan schade worden toegebracht aan de deelnemer zelf, andere deelnemers, lokale partners, het project en de reputatie van Embassy of Christ.

Bij gebruik van of ernstig vermoeden van gebruik van bovenstaande middelen of gedragingen kan directe uitsluiting van verdere deelname volgen. De begeleiding beoordeelt dit per situatie.

In geval van uitsluiting volgt geen restitutie of compensatie.

7. Kledingvoorschriften

Tijdens de Empowerment Week verwachten wij van iedere deelnemer een representatieve, verzorgde en respectvolle uitstraling.

Kleding en persoonlijke hygiëne zijn belangrijk, mede uit respect voor de lokale cultuur en de context waarin we dienen.

Voor vrouwen geldt dat kleding:

minimaal tot op of over de knie reikt
geen spaghettibandjes bevat
geen diep decolleté toont

Voor mannen geldt eveneens dat kleding netjes, verzorgd en passend is binnen de lokale cultuur en de setting waarin we ons bevinden.

De begeleiding behoudt zich het recht voor om deelnemers te verzoeken kleding aan te passen wanneer dit nodig wordt geacht.

8. Contact met lokale partners

Tijdens de Empowerment Week werken we samen met lokale partners, zoals kerken, vertalers, bedieningsteams en vrijwilligers.

Om deze samenwerkingen op een zorgvuldige en professionele manier te beschermen, is het niet toegestaan om zonder toestemming persoonlijk contactgegevens uit te wisselen, zoals telefoonnummers of sociale media-accounts.

Ook is het niet toegestaan om op eigen initiatief terug te keren naar partnerorganisaties, vrijwilligers of lokale contacten buiten het officiële programma om.

Embassy of Christ coördineert alle contacten en bezoeken met lokale partners en bewaakt daarin de relaties en veiligheid.

ALGEMENE VOORWAARDEN

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanmeldingen en deelnames aan de Empowerment Week georganiseerd door Embassy of Christ.

VOORAFGAAND AAN DE REIS

1A. Aanmeldprocedure

De deelnemer meldt zich aan via de website of het aanmeldformulier van Embassy of Christ door de gevraagde gegevens in te vullen.
Bij aanmelding worden administratiekosten en een aanbetaling voldaan.
Zolang het aanmeldformulier beschikbaar is, is aanmelding mogelijk. Wanneer een reis volgeboekt is, wordt dit gecommuniceerd.
Na aanmelding ontvangt de deelnemer een bevestiging en mogelijk het verzoek om aanvullende gegevens in te vullen.
Een aanmelding wordt pas als volledig en definitief in behandeling genomen wanneer alle gevraagde gegevens correct en volledig zijn aangeleverd.
Deelnemers worden in principe geplaatst op volgorde van volledige ontvangst van hun aanmelding.
Embassy of Christ behoudt zich het recht voor om een aanmelding te weigeren wanneer daar gegronde redenen voor zijn, waaronder maar niet uitsluitend:
- veiligheid
- groepssamenstelling
- praktische haalbaarheid
- geestelijke of mentale belastbaarheid
- onvolledige of onjuiste informatie

1B. Aanvullende gegevens

De deelnemer is verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van alle aanvullende gegevens.
De naam dient exact overeen te komen met het reisdocument dat gebruikt zal worden.
De deelnemer verstrekt naar waarheid informatie die van belang is voor deelname, waaronder informatie over:
- lichamelijke gezondheid
- geestelijke of mentale gezondheid
- mobiliteit
- medicijngebruik
- eventuele bijzonderheden die van invloed kunnen zijn op de reis of groepsdynamiek
Indien zich na aanmelding wijzigingen voordoen die relevant zijn voor deelname, is de deelnemer verplicht dit zo spoedig mogelijk schriftelijk door te geven aan Embassy of Christ.
Embassy of Christ behoudt zich het recht voor om op basis van deze informatie deelname te weigeren of aanvullende voorwaarden te stellen.
Indien deelname op basis van deze beoordeling niet mogelijk blijkt, wordt de aanbetaling teruggestort, tenzij reeds gemaakte onomkeerbare kosten zijn gemaakt.

2. Reisduur en wijzigingen

De duur van de Empowerment Week wordt vermeld in hele dagen, inclusief vertrek- en aankomstdag.

Door omstandigheden zoals wijzigingen in vluchtschema’s, lokale omstandigheden of overmacht kunnen vertrek- en terugreisdata of programmaonderdelen wijzigen.

Embassy of Christ zal eventuele wijzigingen zo veel mogelijk beperken en zo snel mogelijk communiceren.

Verlenging van de reis buiten het georganiseerde programma is niet standaard inbegrepen en alleen mogelijk na schriftelijke goedkeuring.

3. Verplichte voorbereiding

Deelname aan de Empowerment Week kan een verplicht voorbereidingstraject bevatten.

Hieronder kunnen vallen:

een trainings- of voorbereidingsbijeenkomst
praktische instructies
geestelijke toerusting
voorbereiding op cultuur, veiligheid en bediening

De deelnemer ontvangt voorafgaand aan vertrek informatie over de voorbereiding.

Indien sponsoring of fondswerving onderdeel is van het programma, wordt dit vooraf duidelijk gecommuniceerd.

4. Reisdocumenten en verzekeringen

De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het beschikken over geldige en juiste reisdocumenten.
De naam op het vliegticket moet exact overeenkomen met de naam in het paspoort of reisdocument.
Embassy of Christ is niet aansprakelijk voor kosten die voortkomen uit foutief aangeleverde persoonsgegevens, gewijzigde reisdocumenten, bagagekosten, gemiste vluchten of vertragingen.
Iedere deelnemer is verplicht om zelf zorg te dragen voor:
- een geldig paspoort of reisdocument
- een reisverzekering met werelddekking en repatriëring
- eventueel aanvullende annuleringsverzekering
Eventuele visum-, vaccinatie- of gezondheidsvereisten zijn voor rekening en verantwoordelijkheid van de deelnemer, tenzij uitdrukkelijk anders gecommuniceerd.

5. Reissom

De prijs van de Empowerment Week staat vermeld op de website of in de reisinformatie.
Tenzij anders vermeld, is de prijs exclusief vliegticket.
In de prijs inbegrepen zijn in beginsel:
- verblijf
- maaltijden binnen het programma
- lokaal vervoer binnen het programma
- programmaonderdelen en activiteiten
Niet inbegrepen zijn onder andere:
- vliegticket
- verzekeringen
- vaccinaties / inentingen
- persoonlijke uitgaven
- extra vervoer buiten het programma
- niet-noodzakelijke privé-uitgaven
Onvoorziene extra kosten als gevolg van prijsstijgingen, koersverschillen, lokale belastingen of vervoerskosten kunnen worden doorbelast wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is.
Betaling vindt plaats als volgt:
- bij aanmelding: aanbetaling + administratiekosten
- uiterlijk op de door Embassy of Christ aangegeven datum: restant van de reissom
- indien van toepassing: kosten van het vliegticket op het moment dat deze definitief worden geboekt
Bij onvolledige betaling behoudt Embassy of Christ zich het recht voor om deelname te annuleren. Eventuele hieruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van de deelnemer.

6. Annulering door de deelnemer

De deelnemer kan deelname vóór aanvang van de reis annuleren door dit schriftelijk of per e-mail door te geven aan Embassy of Christ.
Bij annulering is de deelnemer gehouden de reeds gemaakte kosten en de toepasselijke annuleringskosten te vergoeden.
De annuleringskosten bedragen:

Tot 12 weken vóór vertrek: de aanbetaling
Tussen 12 en 6 weken vóór vertrek: de volledige deelnamekosten exclusief vliegticket
Binnen 6 weken vóór vertrek: de volledige reissom inclusief reeds geboekte of gemaakte vluchtkosten

Eventuele donaties, sponsorbijdragen of fondswervingsgelden worden niet terugbetaald aan donateurs en blijven bestemd voor de beoogde bediening, outreach of missie-activiteiten.
Betalingen of sponsorgelden kunnen niet automatisch worden overgezet naar een andere reis, tenzij Embassy of Christ daar schriftelijk mee instemt.

7. Annulering of wijziging door Embassy of Christ

Embassy of Christ behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in vervoer, verblijf, programma of planning wanneer omstandigheden daarom vragen.
Indien een Empowerment Week niet doorgaat, bijvoorbeeld wegens:
- onvoldoende deelnemers
- veiligheidsredenen
- logistieke omstandigheden
- overmacht
worden deelnemers hierover zo spoedig mogelijk geïnformeerd.
In dat geval worden reeds betaalde deelnemersgelden in beginsel terugbetaald, met uitzondering van:
- reeds gemaakte onomkeerbare kosten
- externe donaties of sponsorbedragen
- persoonlijke kosten die de deelnemer zelf heeft gemaakt
Embassy of Christ kan deelnemers, indien mogelijk, een alternatief aanbieden.

TIJDENS DE REIS

8. Deelname op eigen risico

Alle deelnemers nemen deel aan de Empowerment Week op eigen risico.

Embassy of Christ heeft een organiserende, begeleidende en informerende rol, maar is niet verantwoordelijk voor persoonlijke keuzes of gedragingen van deelnemers buiten de gegeven instructies.

9. Foto, video en social media

Tijdens de Empowerment Week kunnen foto’s en video’s worden gemaakt voor verslaglegging, promotie, communicatie en social media.
Door deelname gaat de deelnemer ermee akkoord dat beeldmateriaal waarop hij/zij zichtbaar is gebruikt kan worden door Embassy of Christ, tenzij vooraf schriftelijk anders aangegeven.
Embassy of Christ zal zorgvuldig omgaan met het gebruik van beeldmateriaal en respect tonen voor deelnemers en lokale contacten.

10. Naleving van de gedragscode

Iedere deelnemer is verplicht zich gedurende de gehele reis te houden aan deze gedragscode en algemene voorwaarden.
De deelnemer is aansprakelijk voor schade die ontstaat door eigen handelen of nalatigheid.
Wanneer een deelnemer door gedrag, houding of keuzes de veiligheid, eenheid, voortgang of reputatie van de groep, de lokale partners of Embassy of Christ ernstig verstoort, kan deze deelnemer van verdere deelname worden uitgesloten.
Alle kosten die voortvloeien uit deze uitsluiting zijn voor rekening van de deelnemer.

11. Nalatigheid van derden

Embassy of Christ betracht uiterste zorg bij de selectie van vervoerders, accommodaties, lokale partners en andere leveranciers.

Embassy of Christ aanvaardt echter geen aansprakelijkheid voor tekortkomingen, fouten, wanprestatie of onrechtmatige daden van derden of hun medewerkers.

12. Hulp en bijstand

Embassy of Christ biedt, waar redelijkerwijs mogelijk, hulp en bijstand wanneer een deelnemer in moeilijkheden verkeert.
Deze hulp kan bestaan uit:
- informatie over medische diensten
- contact met lokale autoriteiten
- consulaire ondersteuning
- hulp bij communicatie
Indien de omstandigheden zijn veroorzaakt door opzet, nalatigheid of overtreding van regels door de deelnemer, kunnen de hiermee gemoeide kosten op de deelnemer worden verhaald.

13. Aansprakelijkheid tijdens de reis

Voor zover Embassy of Christ toerekenbaar tekortschiet en de deelnemer daardoor directe schade lijdt, is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal drie maal de waarde van de deelnamekosten, exclusief vliegticket, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Aansprakelijkheid is uitgesloten voor:
- schade die onder een verzekering valt
- gemiste aansluitingen
- vertragingen
- gemiste programmaonderdelen
- indirecte schade of gevolgschade

14. Calamiteiten en overmacht

Embassy of Christ is niet aansprakelijk voor schade, vertraging, wijziging of annulering als gevolg van overmacht, waaronder maar niet beperkt tot:
- natuurrampen
- oorlog of politieke onrust
- epidemieën of pandemieën
- stakingen
- demonstraties
- terrorisme
- criminaliteit
- negatieve reisadviezen
- letsel, ziekte of ongevallen buiten haar invloedssfeer
Eventuele kosten die hieruit voortvloeien zijn in beginsel voor rekening van de deelnemer, tenzij anders bepaald.
Overtreding van de gedragscode, waaronder het bezit of gebruik van verboden middelen, kan directe beëindiging van deelname tot gevolg hebben. Alle hieruit voortvloeiende kosten zijn volledig voor rekening van de deelnemer.

KLACHTENPROCEDURE

15. Klachten tijdens de reis

Embassy of Christ doet er alles aan om een veilige, goed georganiseerde en waardevolle reis te bieden.
Indien een deelnemer tijdens de reis een klacht of probleem ervaart, dient dit zo snel mogelijk gemeld te worden, zodat gezocht kan worden naar een passende oplossing.
Klachten worden in deze volgorde gemeld bij:
a. de begeleiding ter plaatse
b. Embassy of Christ in Nederland
Indien een klacht niet tijdig wordt gemeld, kan dit gevolgen hebben voor de mogelijkheid om een passende oplossing of eventuele vergoeding te bieden.

16. Klachten na de reis

Indien een klacht tijdens de reis niet naar tevredenheid is opgelost, kan deze uiterlijk binnen één maand na afloop van de reis schriftelijk of per e-mail worden ingediend bij Embassy of Christ.
De klacht dient duidelijk, volledig en gemotiveerd te worden omschreven.
Embassy of Christ zal uiterlijk binnen één maand na ontvangst inhoudelijk reageren.

ONDERTEKENING

Ondergetekende verklaart hierbij de gedragscode en algemene voorwaarden van de Empowerment Week van Embassy of Christ te hebben gelezen en hiermee akkoord te gaan.

Naam deelnemer:
……………………………………………………

Handtekening:
……………………………………………………

Datum:
…… / …… / ……..